Gestionnaire de bureau, Montréal H/F/N

Au sein de votre équipe #OneTeam

• Vous êtes responsable de toutes les missions reliées à la gestion de bureau ainsi qu’à la vie du bureau de Montréal (environ 145 personnes).
• Vous êtes garant.e de faire rayonner les valeurs OVHCloud auprès de nos collaborateurs (employés) et vous supportez notre équipe RH dans diverses tâches quotidiennes.

Vos principales responsabilités

• Veiller à la gestion du bureau, s'assurer que le site est sécuritaire, agréable, techniquement fonctionnel afin que tous ses occupants puissent travailler de manière confortable et sécuritaire.
• Administrer les fréquences de service avec nos prestataires, s’assurer du bon respect des politiques internes de Santé Sécurité auprès de nos employés.
• Effectuer le suivi auprès des prestataires externes : fournitures de bureau, contrats d’entretien, gestion des commandes de fruits, café ou autres.
• Assurer la réception physique (au besoin) pour accueillir des clients, candidats, livraisons ou autres.
• Gérer la diffusion d'informations en communiquant régulièrement sur les nouveautés impactant la localité, les évènements, les formations, les règles de vie sur site, etc. et rédiger les communications s’y afférant.
• Coordonner des événements internes à l'aide d'un budget local mais également se rendre disponible pour des événements organisés par la Responsable en événementiel.
• Être inventif.ive pour garder un bon engagement de nos employés en organisant des événements tels que : célébrations de fin d’année, 5@7, évènements saisonniers, anniversaires, ainsi que gestion du budget annuel.
• Assurer le suivi des dossiers administratifs RH incluant les demandes des dossiers d’immigration, suivi des permis de travail et des formations.
• Organiser et réaliser les sessions d’accueil et de bienvenue des nouveaux employés (matériel, cadeau de bienvenue, agenda de la 1ère journée, modules d’intégration et partage d’information globales, entre autres).
• Coordonner du processus lors des départs des employés (reprise de matériel et autres).
• Travailler en collaboration avec l'équipe de support informatique pour toute demande d’outils ou matériel.
• Veiller à ce qu’un dialogue social sain demeure au cœur des équipes de Montréal

Votre futur impact

Et dans 1 an vous maitriserez

• Vous aurez une très bonne connaissance de votre écosystème (collaborateurs, fournisseurs, équipes support, Office Managers internationaux…) et saurez à qui vous adresser selon les situations.
• Vous aurez la capacité de tenir un agenda complet (événements, communications HR récurrentes…)
• Votre site sera 100% sécuritaire, confortable, accueillant, et si ce n’est pas le cas, vous saurez identifier les changements ou modifications à venir pour qu’il le soit.
• Vous serez force de proposition et proposerez des solutions pour améliorer l’existant.

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Compétences requises :

• Expérience d’au moins 3 ans en gestion de bureau, en RH, hôtellerie ou restauration
• Formation collégiale ou universitaire en administration ou RH complétée
• Curiosité, ouverture et bon esprit d’équipe 
• Excellent sens de l’organisation, de la communication et du service
• Proactivité, autonomie et capacité à travailler dans un environnement rapide
• Flexibilité, dynamisme et force mobilisatrice
• Bonne maîtrise du français et de l’anglais, écrit et parlé pour travailler dans un contexte international
• Maitrise de la suite Microsoft Office